Rekayasa Ulang Proses Bisnis

Rekayasa Ulang Proses Bisnis
(Business Process Reengineering)

Proses Bisnis
o Proses Bisnis :
• Serangkaian tugas yang dihubungkan secara logis yang dilakukan untuk mencapai hasil akhir bisnis yang telah ditentukan.
• Contoh : Perancangan produk baru, pembelian jasa dan suplai, merekrut tenaga kerja baru, pembayaran pemasok.
o Rekasaya Ulang Proses Bisnis :
Analisis menyeluruh dan pendesainan ulang yang lengkap atas proses bisnis dan sistem informasi untuk mencapai peningkatan kerja yang dramatis.

Enterprise Architecture (EA)
o EA menjelaskan rencana untuk membangun sistem atau sekumpulan sistem.
o Pendekatan logis untuk merancang dan mengimplementasikan sistem dan komponen sistem yang bersama.
o Basis aset informasi strategis, yang menentukan misi, informasi dan teknologi yang dibutuhkan dan proses transisi untuk mengimplementasikan teknologi baru.

Enterprise Architecture
Lapisan 1
(Di mana kita memulainya)
o Inisiasi/permulaan perencanaan: mempersiapkan pelaksanaan proyek EA,Seperti :
n Membuat rencana kerja
n Memastikan komitmen manajemen
n Dan lain-lain

Lapisan 2
(Di mana kita sekarang)
o Pemodelan bisnis:
n Mengumpulkan pengetahuan mengenai bisnis dan informasi yang digunakan dalam melangsungkan bisnis.
o Sistem dan teknologi saat ini:
n Mendefinisikan sistem dan teknologi yang ada saat ini sebagai dasar untuk rencana migrasi.

Lapisan 3
(Di mana kita ingin berada di masa mendatang)
o Arsitektur data:
n Mendefinisikan jenis data utama yang dibutuhkan untuk melangsungkan bisnis
o Arsitektur aplikasi:
n Mendefinisikan jenis aplikasi utama yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis
o Arsitektur teknologi:
n Mendefinisikan platform teknologi yang dibutuhkan.

Lapisan 4
(Bagaimana kita mencapainya)
o Rencana implementasi:
n Menentukan tahapan implementasi aplikasi
n Menentukan jadwal implementasi
n Mengajukan jalur yang jelas untuk bermigrasi dari posisi saat ini ke posisi yang diinginkan di masa mendatang.

Why Reengineering ?
o Customers
n Permintaan
n Kebutuhan
o Competition
n Local
n Global
o Technology

Performance
n Cost
n Quality
n Service
n Speed

Resiko Reengineering
o Resiko teknis (technical risk)
n Terbatasnya teknologi yang digunakan
o Resiko finansial (financial risk)
n Tidak berjalan sesuai dengan rencana
n Tidak selesai tepat pada waktunya
n Tidak sesuai dengan biaya yang dianggarkan.
o Resiko fungsional (funcional risk)
n Sistem yang dirancang tidak tepat
o Resiko proyek (project risk)
n Tidak familiar terhadap teknologi baru.

FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB KEGAGALAN REENGINEERING
o Menolak untuk berubah
o Kurangnya komitmen manajemen
o Sistem informasi yang kurang memadai.
o Kurangnya mengidentifikasi faktor-faktor kritis reengineering.

ASURANSI
Latar Belakang Perusahaan
Direct Response Group (DRG) merupakan suatu perusahaan yang bergerak di berbagai bidang : asuransi jiwa, berbagai asuransi kecelakaan dan kesehatan termasuk ganti rugi biaya rumah sakit, asuransi untuk berbagai barang-barang properti, serta asuransi jaminan perlindungan perorangan.

Layanan
¨ DRG memberikan layanan asuransi kepada individu-individu melalui :
¨ Surat-menyurat,
¨ Telepon
¨ Respon langsung.

Pelanggan
¨ Segmen pelanggan DRG mencakup
• Veteran,
• Manula,
• Nasabah bank
• Nasabah kartu kredit
• Karyawan Perusahaan minyak,
• Pelanggan lain

Langkah-Langkah Rekayasa
¨ Dalam DRG, rekayasa-ulang dilakukan dengan mengubah :
• Strategi
• Budaya
• Proses
• Produk

Strategi
¨ Mengubah visi perusahaan (caring, listening, satisfying ... one by one).
¨ Strategi pemasaran yang product-driven beralih menjadi strategi pemasaran yang customer-driven.

Budaya
¨ Melakukan perubahan terhadap budaya kerja para karyawan DRG.
¨ Hal ini dilakukan dengan melakukan penelitian terhadap budaya kerja yang ada, kemudian membuat perubahan-perubahan yang diinginkan.

Proses
¨ Melakukan perubahan proses-proses bisnis, dengan membentuk tim-tim kecil sebagai prototipe.
¨ Tim-tim kecil ini bertugas untuk mensimulasikan proses-proses baru yang diinginkan.

Produk
¨ DRG melakukan rekayasa-ulang terhadap produknya dari basis mass production menjadi berbasis mass customization.

Dukungan TI
¨ Dukungan TI yang ada dianggap masih kurang mendukung perubahan proses bisnis.
¨ Untuk itu, dilakukan integrasi terhadap sistem yang ada, kemudian ditambahkan sistem-sistem baru.
¨ Jadi sistem-sistem lama tidak dibuang sama sekali, melainkan dilengkapi dengan sistem-sistem baru.

Peran TI sebelum Rekayasa
• Pembuatan daftar alamat-alamat pelanggan yang digunakan oleh bagian pemasaran (marketing) untuk mempromosikan produk-produk DRG.
• Pengiriman penawaran kepada pelanggan-pelanggan potensial (prospects) oleh bagian pemasaran jarak jauh (telemarketing) dengan memanfaatkan basis data pelanggan.
• Pelayanan untuk pelanggan dilakukan oleh CSR (customer service representative) dengan memanfaatkan sistem asuransi kecelakaan dan kesehatan (Challis 3) dan sistem asuransi jiwa (Life 70).

Peran TI Sesudah Rekayasa
Selain mempertahankan peran-peran sebelumnya, TI lebih ditingkatkan lagi pemanfaatannya dalam mendukung BPR :
• Dalam menjalankan proses bisnis layanan pelanggan dilakukan oleh CMT (customer management team) didukung dengan sistem-sistem yaitu terintegrasi, yaitu sistem Challis 3 dan Life 70,
• Sistem-sistem baru juga dibangun untuk pemrosesan aplikasi dan manajemen klaim.
• Dengan dukungan TI ini, pelanggan dapat dilayani oleh satu kontak layanan oleh CMT dalam waktu yang relatif singkat.
• Sistem CIC (customer information channel) untuk mengakses informasi pelanggan
• Sistem pelaporan keuangan untuk bagian keuangan
• Sistem pelaporan manajemen untuk CMT (customer management team).